{"id":169,"date":"2020-01-10T16:45:12","date_gmt":"2020-01-10T16:45:12","guid":{"rendered":"http:\/\/logicables.com\/it\/?p=169"},"modified":"2020-06-09T13:29:47","modified_gmt":"2020-06-09T13:29:47","slug":"seriale-o-parallelo-how-to-properly-manage-a-back-office-in-small-and-medium-size-cable-company-and-not-only","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/logicables.com\/de\/blog\/seriale-o-parallelo-how-to-properly-manage-a-back-office-in-small-and-medium-size-cable-company-and-not-only\/","title":{"rendered":"\u201eReihenschaltung\u201c oder \u201eParallelschaltung\u201c? Wie man das Back-Office eines kleinen- oder mittelst\u00e4ndischen Unternehmens richtig leitet und vieles mehr."},"content":{"rendered":"

Wenn wir in unserer Branche von REIHE oder PARALLEL sprechen, denken wir sofort an Stromkreise und an die Anordnung der Kabel innerhalb der Stromkreise.<\/span><\/p>\n

Tats\u00e4chlich ist das – zumindest diesmal – nicht so.<\/span><\/p>\n

Diesmal geht es darum, wie die Arbeiten in einem B\u00fcro organisiert werden, genauer gesagt im B\u00fcro einer Handelsabteilung, sei es nun in unserer Branche oder auch in einer anderen. Oftmals werden die Arbeiten und das Personal in die einzelnen T\u00e4tigkeiten unterteilt.<\/span><\/p>\n

Lass mich das genauer erkl\u00e4ren.<\/strong><\/p>\n

Im Back-Office einer Handelsabteilung gibt es gibt viele unterschiedliche Arbeiten, die erledigt werden m\u00fcssen, um Kunden bestm\u00f6glich und schnellstm\u00f6glich zufrieden zu stellen. Logistik, Planung, Entwurf und Erstellung der Angebote, dann nat\u00fcrlich all jene Arbeiten, die direkt mit den Bestellungen zusammenh\u00e4ngen, wie der Eingang, die Best\u00e4tigung, die \u00dcberpr\u00fcfung der Bestellung an sich, und nat\u00fcrlich die Zustellung von Informationen, Zertifikaten usw. <\/span><\/p>\n

Wie strukturieren sich Unternehmen, um diese gro\u00dfe Masse an Informationen zu verarbeiten und an die Kunden weiterzuleiten? <\/span><\/p>\n

Sehr h\u00e4ufig sind im Back-Office mittelst\u00e4ndischer Unternehmen genauso viele Personen eingestellt wie es T\u00e4tigkeiten zu erledigen gibt; schon aufgrund der Tatsache, dass es einfacher ist die Arbeiten nach diesem Muster zu organisieren und manchmal sogar Personal spart. Eine Person gibt also die Bestellungen ein, eine andere Person erstellt und versendet Angebote, noch eine andere Person k\u00fcmmert sich um die Auslieferung, eine weitere um die Verrechnung usw.<\/span><\/p>\n

Aber nichts ist so falsch, wie dieses Organisationsmuster und zwar aus den folgenden zwei Hauptgr\u00fcnden: Erstens, weil eine T\u00e4tigkeit – n\u00e4mlich die Bearbeitung einer Bestellung – durch mehrere H\u00e4nde geht (REIHENSCHALTUNG), was die Reaktionszeit gegen\u00fcber dem Kunden enorm erh\u00f6ht. Denn, wenn wir davon ausgehen, dass jede Person, die an diesem Prozess teilnimmt, sich ungef\u00e4hr eine \u00be Stunde Zeit nimmt um ihren Teil der Arbeit zu erledigen, dauert es wirklich sehr lange bevor der Kunde eine Antwort erh\u00e4lt; und das auch nur, wenn das gesamte B\u00fcropersonal anwesend ist (es darf also keiner krank, auf Gesch\u00e4ftsreise oder im Urlaub sein!), andernfalls geht die Reaktionszeit ins endlose! Zweitens f\u00fchrt eine eventuelle, mehr oder weniger lange, Abwesenheit auch nur eines Mitarbeiters dazu, dass an sich einfache Vorg\u00e4nge, wie Bestellungs- oder Angebotsbearbeitung, in sich zusammenbrechen.<\/span><\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Vor einigen Jahren habe ich in einer Firma gearbeitet, die Gebrauchsg\u00fcter f\u00fcr die Logistikbranche herstellte, in der die B\u00fcroorganisation schon jahrelang genau in der oben beschriebenen Weise strukturiert war. Die Mitarbeiter waren sogar froh, dass jeder seinen genau bestimmten, angestammten Platz im Arbeitsprozess hatte, aber die Reaktionszeit gegen\u00fcber dem Kunden war extrem lang und darunter litt nat\u00fcrlich der Service. <\/span><\/p>\n

Nach einer kurzen Beratung habe ich, gemeinsam mit einem Gesch\u00e4ftspartner, das B\u00fcro neu strukturiert, indem wir zun\u00e4chst die einzelnen T\u00e4tigkeiten genau analysiert und diese dann parallel zueinander auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt haben. Aber was genau hei\u00dft das? Wie genau l\u00f6st man das Problem? \u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Kurz gesagt, muss man den einzelnen Mitarbeitern des B\u00fcros die T\u00e4tigkeiten neu zu ordnen und bei Bedarf die Aufgabenbereiche der Firma PARALLEL zueinander strukturieren. Ein Beispiel? Nehmen wir die Erstellung der Angebote und die Eingabe der Bestellungen; w\u00e4hrend diese Vorg\u00e4nge – in einer Firma, in der die T\u00e4tigkeiten wie in einer REIHENSCHALTUNG angeordnet sind, von zwei unterschiedliche Personen bearbeitet werden \u2013 bearbeiten, in einer Firma die wie eine PARALLELSCHALTUNG strukturiert ist, beide Mitarbeiter dieselben Vorg\u00e4nge, von Anfang bis Ende, f\u00fcr unterschiedliche Kunden.\u00a0<\/span><\/p>\n

Auf diese Art und Weise k\u00f6nnen zwei unterschiedliche Kunden gleichzeitig Ihr Angebot erhalten und die beiden Mitarbeiter des Handelsb\u00fcros haben einfach aufgeteilte Zust\u00e4ndigkeiten. F\u00fcr die Firma selbst hat das den Vorteil, dass ihre Mitarbeiter weniger bereichsspezifisch arbeiten, das verringert das Risiko von eben diesen Mitarbeitern abh\u00e4ngig zu sein. Mit anderen Worten, sollte einer der beiden Mitarbeiter, aus welchem Grund auch immer, nicht anwesend sein, werden die Arbeitsprozesse nicht in sich zusammenbrechen, sondern weiterhin bearbeitet werden, wenn auch etwas langsamer. \u00a0<\/span><\/p>\n

Au\u00dferdem kann die Firma, beziehungsweise das gesamte Back Office, die Reaktionszeit gegen\u00fcber dem Kunden verk\u00fcrzen und der Kunde seinerseits richtet seine Anfragen oder Bestellungen immer an denselben Mitarbeiter, der zu seinem alleinigen Ansprechpartner im B\u00fcro wird. Jeder Mitarbeiter entwickelt sich so zu einer Art Key Account f\u00fcr den Endkunden.<\/span><\/p>\n

Achtung! Es gibt unterschiedliche Methoden, beziehungsweise Variablen die bei der PARALLELEN Neuorganisation eines Handelsb\u00fcros ber\u00fccksichtigt werden sollten; obwohl es eigentlich vor allem ZWEI sind: nach GEOGRAPHISCHEN GEBIETEN, dann w\u00e4re jeder einzelne Mitarbeiter f\u00fcr ein bestimmtes Gebiet verantwortlich, oder nach KUNDEN, dann bearbeitet jeder Mitarbeiter von A bis Z, also den gesamten Arbeitsprozess, die einen bestimmten (oder mehrere) Kunden betreffen und wird so zu dessen Hauptansprechpartner innerhalb der Firma. <\/span><\/p>\n

Das f\u00fchrt au\u00dferdem zu einem weiteren Vorteil, denn der Kunde f\u00fchlt sich besser betreut und seine Anfragen werden besser bearbeitet, da er nicht mehrere Ansprechpartner innerhalb der Firma anrufen muss um zu erfahren ob eine Bestellung bereits eingegeben worden ist oder ob eine bestimme Herstellungscharge schon geplant ist, beziehungsweise wie weit eine dringende Lieferung ist, die innerhalb k\u00fcrzester Zeit versendet werden soll.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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